Intro
Het Extended Management Team van Carl Zeiss werkt dagelijks met grote hoeveelheden e-mail, documenten en vergaderingen binnen Microsoft 365. De wens was om Microsoft Copilot niet incidenteel te gebruiken, maar als vast hulpmiddel in het dagelijkse werk. Praktisch, veilig en zonder extra tools.
Daarom volgde het team een maatwerktraining van Jouw Copiloot, gericht op Copilot in de dagelijkse praktijk.
Waar gaat dit artikel over
Achtergrond van de organisatie
Carl Zeiss is actief in een hightech omgeving waar kwaliteit, zorgvuldigheid en overzicht essentieel zijn. Het Extended Management Team bestond in deze sessie uit 25 deelnemers met uiteenlopende verantwoordelijkheden, die intensief werken met Outlook, Teams, Word, PowerPoint en Excel.
AI wordt binnen deze context gezien als ondersteuning. Niet om werk over te nemen, maar om informatie sneller te verwerken, betere beslissingen voor te bereiden en rust te creëren in dagelijkse processen.
De uitdaging
Binnen het team werd Copilot al gebruikt, maar vooral los en ad hoc. Bijvoorbeeld voor het herschrijven van teksten of het opstellen van e-mails. Dit leverde soms tijdwinst op, maar geen structurele verbetering.
De belangrijkste vragen waren:
- Hoe zetten we Copilot gericht in binnen onze dagelijkse werkzaamheden?
- Waar zit de echte tijdwinst binnen Microsoft 365?
- Hoe blijven we kritisch en verantwoordelijk in het gebruik van AI?
Voorbereiding en intake
De training startte niet op de dag zelf, maar met een zorgvuldige voorbereiding.
Vooraf vond een verkennende meeting plaats waarin samen is gekeken naar het dagelijkse werk van het managementteam. Waar loopt men tegenaan. Welke taken kosten veel tijd. En waar ligt de meeste winst.
Daarnaast ontvingen alle deelnemers vooraf een korte enquête. Hiermee brachten we het kennisniveau, het huidige gebruik van Copilot en specifieke leerwensen in kaart. Deze combinatie gaf een compleet beeld van de groep en vormde de basis voor de inhoud van de sessie.
De aanpak van Jouw Copiloot
De training “Copilot in je dagelijkse werk” was volledig gericht op herkenbare managementtaken binnen Microsoft 365.
Onderwerpen die aan bod kwamen:
- E-mails opstellen en structureren met Copilot in Outlook
- Werken met custom instructies voor consistente e-mailoutput
- Inzicht krijgen in de belangrijkste e-mails per dag
- Copilot inzetten in Teams voor notuleren, ondertiteling en vergaderondersteuning
- Grote documenten samenvatten en vergelijken met duidelijke prompts
- Offertes en documenten voorbereiden met Copilot
- Sneller inzichten halen uit Excel-bestanden
Bij alle onderdelen lag de nadruk op goed sturen, duidelijke context geven en controle houden over de output.
Kritisch en verantwoord gebruik
Een vast onderdeel van de sessie was verantwoord omgaan met AI.
Daarbij werd benadrukt:
- Copilot is een versneller, geen vervanger
- Output moet altijd worden gecontroleerd
- Gebruik AI vooral voor werk dat controleerbaar is
- De verantwoordelijkheid blijft bij de gebruiker
Dit zorgde voor vertrouwen en realistische verwachtingen binnen het team.
Introductie Microsoft Agents
Aan het einde van de sessie is vooruitgekeken naar Microsoft Agents.
Deelnemers kregen inzicht in:
- Wat Agents zijn en waarvoor ze geschikt zijn
- Het verschil tussen Copilot voor personen en Agents voor processen
- Waarom je klein begint en stap voor stap uitbreidt
Dit gaf een concreet beeld van hoe Copilot zich kan ontwikkelen van persoonlijke ondersteuning naar structurele procesondersteuning.
Resultaten en impact
Na de training hadden deelnemers een duidelijker beeld van wat AI wel en niet voor hen kan betekenen in het dagelijkse werk.
Concrete effecten:
- Betere inschatting wanneer Copilot toegevoegde waarde heeft en wanneer niet
- Meer grip op het laten schrijven in de eigen toon en stijl
- Inzicht in welke functies van de betaalde Copilot-versie daadwerkelijk nuttig zijn
- Minder experimenteren, meer gericht toepassen
- Meer vertrouwen door beter begrip van de mogelijkheden en beperkingen
Voor veel deelnemers werd duidelijk dat Copilot vooral krachtig is bij terugkerend, controleerbaar werk en dat gerichte sturing belangrijker is dan uitgebreid experimenteren.
Wat andere organisaties hiervan kunnen leren
Deze case laat zien dat Copilot vooral waarde toevoegt wanneer:
- De training aansluit op het dagelijkse werk
- Er vooraf goed wordt geïnventariseerd
- De focus ligt op praktische toepassingen
- Teams leren sturen en kritisch blijven
Deze aanpak is geschikt voor managementteams en kennisintensieve afdelingen die volledig binnen Microsoft 365 werken.
Ook Copilot praktisch inzetten in jouw team?
Wil je dat Microsoft Copilot structureel bijdraagt aan rust, overzicht en kwaliteit in het dagelijkse werk? Vraag een intakegesprek aan en ontdek hoe een maatwerktraining eruitziet voor jouw organisatie.
Veelgestelde vragen
Is de training geschikt voor andere teams dan management?
Ja. De aanpak werkt ook voor andere teams
Wordt veiligheid meegenomen?
Ja. Verantwoord en kritisch gebruik is een vast onderdeel.
Is de training op maat?
Ja deze sessies zijn volledig op maat.
